Meer resultaten
‘We komen normaal gesproken binnen om de klant te adviseren over en bij te staan in de toepassing van de gevraagde oplossing. Maar eenmaal in gesprek, blijkt er onder de oppervlakte vaak veel meer te spelen. Een toepassing als Robotic Processing Automation (RPA) bijvoorbeeld draait uiteindelijk om het aansluiten op interne processen en de analyse van gegevens uit de betrokken processen. Dat is specialistische kennis en daar biedt een (goede) business consultant absoluut een grote toegevoegde waarde om tot de juiste oplossing te komen. Meer inzicht leidt in veel gevallen tot bredere oplossingen met grotere voordelen voor de organisatie.’
Aan het woord is Remco Zuijdervliet, Business Consultant bij Docspro, dé specialist die bedrijven en instellingen in Nederland en België ondersteunt met kennis, begeleiding en software-oplossingen om informatie gedreven processen te optimaliseren. ‘En dat laatste daar gaat het om: informatie gedreven processen. Alles draait tegenwoordig om informatie: hoe je daarmee omgaat, hoe je eraan komt en of het de juiste en volledige informatie is. Kortom, informatie is de kurk waarop veel ondernemingen drijven.’
‘Organisaties vragen ons om ze bij te staan bij het optimaliseren van de processen, te digitaliseren en waar dat kan te automatiseren. Dat betekent in de regel dat werkwijzen veranderen en medewerkers zich moeten aanpassen. Dat is best lastig. Elke verandering vraagt om aanpassing. Daar wordt niet iedereen gelukkig van’, aldus Remco. ‘Daar komt bij dat in veel gevallen in de praktijk blijkt dat er onderliggende uitdagingen te overwinnen zijn. Zoals ik al aangaf, een insteek om RPA toe te passen heeft impact op meer processen en medewerkers dan je op het eerste gezicht zou denken. Neem een proces als (inkomende) factuurverwerking. Het doel is duidelijk: tegen lagere kosten een betere kwaliteit van het verwerkingsproces bewerkstelligen, meer digitalisering en automatisering realiseren met daardoor minder fouten en uiteindelijk een kortere doorlooptijd wat weer leidt tot een verhoogde klanttevredenheid. Simpel gezegd, maar zo eenvoudig is het nu ook weer niet. Het proces van factuurverwerking heeft invloed op alle andere processen in de financiële administratie. Elke verandering leidt dus weer tot aanpassingen elders in de organisatie. Om daarin het overzicht te creëren en te houden speelt een Business Consultant een belangrijke rol. Vanuit zijn deskundigheid en kennis van processen en markten kan hij met de klant tot in detail in gesprek en uitleggen welke veranderingen er op die klant af komen en hoe ermee om te gaan.’
Waar een Business Consultant vooral goed in moet zijn, is het stellen van de juiste vragen. Remco: ‘De klant heeft een doel voor ogen en al half in zijn achterhoofd een oplossing bedacht. Zo ver reikt de kennis meestal wel. Maar dat is vaak een oplossing voor een deel van het probleem, of in iets gunstiger condities, een suboptimale oplossing. Het vraagt specialistische kennis om in te zien waar aanvullende stappen kunnen worden gezet, hoe informatie en processen op de juiste wijze met elkaar te integreren, waardoor de oplossing als geheel niet alleen breder ingezet kan worden, maar ook een hoger rendement voor de organisatie kan realiseren. Rendement niet alleen in de zin van economisch rendement, maar ook in de zin van kwaliteitsverbetering en klanttevredenheid. Je komt echter alleen achter de échte oplossing voor de klant wanneer je durft door te vragen: waarom wilt u deze oplossing? Wat verwacht u van het resultaat? Wat wilt u eigenlijk écht bereiken? De klant is koning, maar ook de koning weet niet alles. Wij zijn er om de koning bij te praten.’
De complexiteit van processen is behoorlijk toegenomen. Remco: ‘Processen staan niet op zichzelf, ze maken onderdeel uit van een hele supply chain. Zowel intern als extern. Hoe je een stap in het ene proces doet, heeft gevolgen voor de volgende stap en een ander proces, zelfs in een andere organisatie. Als je de facturen van toeleveranciers sneller en efficiënter foutloos geautomatiseerd wilt verwerken dan kun je bijvoorbeeld de aanleverende partij ook betrekken in het proces. Daarmee ondervang je een eventuele bottleneck in het aanleveren van de juiste gegevens al vanaf het begin. De toeleverancier krijgt bij een snellere verwerking eerder zijn geld, dus het is ook in zijn belang dat de aanlevering van gegevens correct en snel gebeurt. Een ander voorbeeld van de inzet van een vergelijkbare robot is die bij de verwerking van subsidieaanvragen, zoals die de afgelopen periode veel door overheden is ingezet. Dat hebben wij ook kunnen realiseren voor een van onze klanten. Daar moest in korte tijd in hoge snelheid een enorme hoeveelheid gegevens worden verwerkt. Foutloos. Door een effectieve softwarerobot konden de aanvragers sneller beschikken over hun steunpakket. Die robot is ook geschikt voor andere taken. Zo leidt het een weer tot het ander. Uit noodzaak door de coronacrisis ontstaan dit keer, maar de hele organisatie kan wel profiteren van deze technologie. Daardoor kunnen ook al bestaande processen worden geoptimaliseerd. Flexibiliteit is cruciaal. Denk niet in deelprocessen, maar tracht het geheel te overzien en de invloed van processen op elkaar en de organisatie. De hulp van een Business Consultant met ervaring en specifieke kennis van die processen biedt grote voordelen voor de klant en is dan eigenlijk onontbeerlijk.’
Docspro heeft dat voordeel inmiddels vormgegeven in een separate dienstverlening en een toepassingsmodel voor de Business Consultant. ‘Business Consultancy is een essentieel onderdeel geworden in onze aanpak om de juiste oplossingen aan te dragen bij de klant. Oplossingen die verder reiken dan één enkel proces of deelproces. Oplossingen die bijdragen aan een beter groter geheel, dus aan een verbetering van de totale bedrijfsvoering’, aldus Remco.
