Meer resultaten
Als product-owner of manager heeft u vanuit de directie als doelstelling meegekregen dat de werkdruk van de medewerkers op uw afdeling significant verminderd moet worden en anderzijds de snelheid van de verwerking met 10% verhoogd moet zijn aan het einde van het jaar. Dit klinkt als een tegenstrijdigheid en geen gemakkelijke opgave. Al meerdere optimalisatieslagen zijn op uw afdeling doorgevoerd, maar hiermee gaat u de nieuwe doelstelling niet realiseren en medewerkers anders laten werken leidt ook niet tot het gewenste resultaat. Wat is dan de oplossing om uw processen te optimaliseren?
Al snel schiet de term automatiseren door uw hoofd. Echter volgen de ontwikkelingen in de digitale wereld zich razendsnel op en zijn de processen in de organisatie steeds complexer geworden waardoor het moeilijk is om te bepalen waar u goed aan doet en mee begint. Business consultants van Docspro helpen u hierbij en maken hiervoor gebruik van het Docspro Business Acceleration Model, welke uit zes stappen bestaat. In deze blogreeks worden twee stappen aan de hand van een praktijkvoorbeeld van een Nederlandse retailer nader toegelicht. Deze keer beginnen we met stap 1 identificeren en stap 2 analyseren.
Samen met de opdrachtgever identificeren we één of meerdere geschikte processen welke in aanmerking komen om te optimaliseren om de doelstelling te realiseren.
Processen van crediteurenadministratie identificeren (een praktijkvoorbeeld)
De manager van de crediteurenadministratie van een Nederlandse retailer heeft bovengenoemde doelstelling meegekregen. Het efficiënter inrichten van de processen was geen oplossing. Op de crediteurenadministratie werden nog veel handmatige handelingen uitgevoerd. De manager zag mogelijkheden om de werkdruk te verlagen en de snelheid van de verwerking te verhogen door automatisering. Maar met welk proces moest er gestart worden en welke tooling kan hierin faciliteren?
Na een quickscan door een business consultant van Docspro heeft het management een uitleg en presentatie over Robotic Process Automation (RPA) gekregen. Met dit nieuwe inzicht besefte het management dat er veel processen op de crediteurenadministratie gerobotiseerd en geoptimaliseerd kunnen worden. De business consultants zijn vervolgens met de medewerkers van de betreffende afdeling in gesprek gegaan om geschikte processen voor RPA te identificeren. Dit heeft geresulteerd in een lijst met 16 processen, inclusief de tijd (honderden uren per week!) die hieraan besteed wordt en bijbehorende prioritering.
Processen identificeren en in kaart brengen is één, maar het levert organisaties niet direct iets op. Het vervolg is dan ook het grondig analyseren van deze processen.
Na de identificatie van processen wordt er een analyse uitgevoerd door de business consultant. Voor de analyse wordt onder andere input van de medewerkers verzameld en de aanwezige applicaties binnen het proces in kaart gebracht. Op deze manier worden de knelpunten inzichtelijk gemaakt. Zonder de huidige situatie in kaart te brengen is het onmogelijk om te bepalen hoe de situatie verbeterd kan worden.
Analyse van de 16 processen van de afdeling
Voor de analyse van de processen werd nauw samengewerkt met medewerkers van de crediteurenadministratie. Door het voeren van gesprekken met de inhoudelijke specialisten en het letterlijk ‘meekijken’ met de werkzaamheden werd in detail vastgelegd welke activiteiten er binnen een werkproces werden uitgevoerd, welke systemen erbij betrokken zijn en welke uitzonderingen er in het proces optraden. Dit resulteert in een volledig beeld van de werkelijkheid en geeft inzicht in de knelpunten binnen het proces. Een ander belangrijk voordeel is dat de medewerkers ook direct vanaf het begin betrokken zijn en meer inzicht krijgen in de toegevoegde waarde van de benodigde veranderingen. Hier komen we in een latere blog, stap 5 transformeren, verder op terug.
Nu we weten hoe er gewerkt wordt kunnen we gaan verbeteren. Dit behandelen we in een volgende blog over de vervolgstappen: stap 3 verbeteren en stap 4 presenteren. Bent u ook benieuwd hoe dit verder gaat en wat er binnen de andere stappen van het Docspro Business Acceleration Model gebeurt? Meld u aan voor onze nieuwsbrief en hou onze social media in de gaten!
Vul het formulier in en onze sales colelga's nemen zo snel mogelijk contact met u op!
