Docspro introduceert AVG Robot

De nieuwe wetgeving geeft personen het recht op onder andere inzage in de persoonsgegevens waarover u beschikt, dataportabiliteit en het recht om vergeten te worden. In veel gevallen zijn deze persoonsgegevens verspreid over verschillende systemen in uw organisatie. Dit betekent dat op het moment dat u een aanvraag binnenkrijgt om inzichtelijk te maken over welke gegevens u beschikt, uw personeel handmatig in alle applicaties moet gaan zoeken naar de persoonsgegevens van deze persoon. Dit kost uw medewerkers kostbare tijd die zij beter aan andere werkzaamheden kunnen besteden. In de ideale situatie zou u alle informatie in één systeem hebben vastgelegd, maar de praktijk is weerbarstiger. Denk bijvoorbeeld aan informatie opgeslagen in e-mails, fileshares, CRM, ERP en DMS en andere business applicaties. Om er voor te zorgen dat u als organisatie snel inzage in persoonsgegevens heeft is de Docspro AVG Robot ontwikkeld.

Wat is de Docspro AVG Robot?

De Docspro AVG Robot is een geavanceerd Robotic Process Automation (RPA) platform dat naadloos, zonder te programmeren met iedere applicatie integreert. De Docspro AVG Robot is snel te implementeren, zonder gebruik te maken van ingewikkelde API’s waardoor deze snel inzetbaar is. Middels de eenvoudige configuratie interface kan er direct via de gebruikersinterface van uw applicaties gecommuniceerd worden om vervolgens de persoonsgegevens te verzamelen. Een robot maakt in tegenstelling tot een mens geen fouten, waardoor u er zeker van bent dat de robot altijd met de juiste gegevens terugkomt en ook niets vergeet. Een medewerker immers kan per ongeluk gegevens van een ander persoon aanleveren of persoonsgegevens uit een applicatie vergeten te raadplegen. Daarnaast zijn alle acties welke de robot uitvoert volledig auditeerbaar, waarmee u aan kunt tonen dat u heeft voldaan aan het verzoek tot inzage, vergeten worden of dataportabiliteit.

Wat betekent dit in de praktijk?

Stel u krijgt een aanvraag van een klant die gebruik wilt maken van het recht op inzage over welke gegevens u heeft van hem of haar. Op het moment dat dit verzoek binnenkomt wordt de Docspro AVG Robot voorzien van de juiste zoekcriteria om vervolgens direct te gaan zoeken in al uw applicaties, waarvoor deze is geconfigureerd. De resultaten worden gebundeld en in een gebruikersvriendelijke interface ter controle aangeboden aan een medewerker. Vervolgens kan deze medewerker de set met persoonsgegevens aanbieden in een gestructureerd, gangbaar en leesbaar formaat (bijvoorbeeld PDF). De Docspro AVG Robot bespaart uw medewerkers zeeën van tijd, doordat men niet handmatig in verschillende applicaties hoeft te gaan zoeken. Daarnaast kunnen uw medewerkers zich focussen op hun kerntaken die bijdragen aan de organisatiedoelstellingen van uw organisatie.