Content management

Systematisch en centraal verzamelen en beheren van bedrijfsinformatie

Met content management heeft u een centrale plek binnen uw organisatie om informatie op te slaan en waarbij iedereen, altijd, over de meest actuele informatie kan beschikken en deze gemakkelijk kan terugvinden.

Elke applicatie of afdeling heeft haar eigen archief om documenten in te archiveren en/of op te slaan. Om documenten tussen afdelingen met elkaar te delen of om over de juiste versie te beschikken helpt content management om informatie binnen de gehele organisatie beschikbaar te stellen.

Content management

Enterprise content management (ECM) betreft het beheer van ongestructureerde informatie binnen een organisatie. Ongestructureerde informatie is alle informatie die niet direct als veld in een database benaderbaar is. Hierbij kan het gaan om allerlei soorten documenten (bijvoorbeeld Office-documenten van het type Word (.doc), Excel (.xls) etc., maar ook PDF, XML, e-mailberichten, afbeeldingen, video’s en geluidsfragmenten).

Waarom content management?

Met behulp van content management bent u in staat om de levenscyclus van ongestructureerde informatie (van initiële creatie via bijvoorbeeld publicatie tot aan archivering en verwijdering) te beheren en te ondersteunen. Belangrijke aspecten hierbij zijn het terugvinden van de betreffende informatie en het bewaken van de integriteit ervan.

De terugvindbaarheid van content wordt geregeld door het toevoegen van metadata. Dit is informatie over de opgeslagen content. Veel voorkomende soorten van metadata zijn gegevens over de auteur, trefwoorden en bijvoorbeeld de creatiedatum. Daarnaast kunt u met een goed ingerichte content management oplossing ook beschikken over geavanceerde zoekmogelijkheden. Dit kan u veel tijd besparen.

Het bewaken van de integriteit van content gebeurt onder andere door het toepassen van versiebeheer, maar kan ook worden geregeld door de toegang tot bepaalde informatie te reguleren. Het inregelen en toepassen van vooraf gedefinieerde processen om content te creëren (workflow) behoort ook tot de mogelijkheden.

Hoe werkt content management met Docspro?

Voordat er kan worden gestart met de implementatie van een oplossing zoals OnBase om content management binnen uw organisatie of afdeling in te richten starten we met een business consultancy traject. Onze business consultants zijn gespecialiseerd in het inventariseren van de workflows die u in het accorderingsproces wilt opnemen. Onze business consultants gaan met u in gesprek om vooraf met u te bepalen welke doelstellingen u wilt realiseren. Na identificatie van het proces doorloopt u samen met de business consultant de stappen van het Docspro Business Acceleration Model. Om duidelijk te bepalen hoe u met behulp van contentmanagement uw bedrijfsprocessen verder kunt verbeteren.

Wanneer is content management interessant voor u?

• Bij het terugdringen van papieren informatiestromen
• Om het kwijtraken van informatie te voorkomen
• Processen te versnellen
• Te voldoen aan de wet- en regelgeving
• Medewerkers beter met elkaar te laten samenwerken

Resultaat

Met behulp van content management kunt u de volgende resultaten boeken:

• Bespaar tijd en verminder fouten bij het invoeren van gegevens door papierwerk te elimineren ten gunste van nauwkeurige en efficiënte gegevensverzameling.
• Vanuit een centrale locatie een compleet, real-time overzicht krijgen van alle informatie tussen systemen en applicaties.
• Verbeter de efficiëntie en productiviteit van uw team door processen te stroomlijnen via workflow automatisering.

Technologische oplossingen

• OnBase
• Therefore