Meer resultaten
Volledig digitaal werken, dat is het ultieme doel. De Vrije Universiteit Amsterdam (VU) stelt dan ook alles in het werk om dat te faciliteren. Eric de Groot, projectleider/contractmanager, en Janno Schooft, functioneel beheerder van onder meer SAP, zien dat met de samenwerking met Docspro en de beschikbare oplossingen van Kofax en Docspro opnieuw een goede stap in die richting is gezet.
Eric en Janno zijn beide werkzaam binnen de afdeling ICT van de VU. Eric de Groot is als contractmanager verantwoordelijk voor het opstellen en de naleving van afspraken en daarover rapporteert. Terwijl Janno Schoofs, als functioneel beheerder juist betrokken is bij de functionele inrichting van toepassingen die bijdragen aan een verhoging van de effectiviteit en versnelling richting volledig digitaal werken. Docspro is al dertien jaar de ICT-partner voor de VU. De Groot: ‘Dat heeft als voordeel dat je elkaar goed kent en precies weet wat je van elkaar kunt verwachten. Dat geeft veel vertrouwen in een samenwerking.
Voeg daaraan toe dat Docspro veel ervaring heeft met de trajecten waar wij nu mee bezig zijn. Dit leidt tot een integrale, VU-brede, digitale informatievoorziening. Hiermee is het succes van de samenwerking snel verklaard.’
Docspro heeft meerdere projecten gedaan bij de VU om de stappen naar volledig digitaal werken te faciliteren. Van digitalisering en de beschikbaarstelling van personeelsdossiers tot (semi-)geautomatiseerde factuurverwerking en digitalisering van de (inkomende) post. Het eerste project draaide om elektronische factuurverwerking. Janno Schoofs had vanuit zijn rol als functioneel beheerder vooral behoefte aan een oplossing die hem en zijn medewerkers in staat stelt om snel(ler) inkomende factuurstromen te digitaliseren.
Eenmaal gedigitaliseerd is de verwerking van facturen veel sneller te realiseren en worden alle facturen snel aan het financieel systeem (SAP) aangeboden.
“Dat verliep perfect: de verwerking van digitale of digitaal gemaakte factuurstromen (scannen van papier, import van e-mail met pdf van factuur) ligt helemaal in het expertisegebied van Docspro met Kofax. Het digitaal maken, het extraheren van de juiste gegevens en het toekennen van de metadata aan de documenten gebeurt nu geheel automatisch. Dat scheelt niet alleen veel tijd, maar voorkomt ook fouten door handmatige invoer van gegevens. De Kofax-oplossing begeleidt het hele verwerkingsproces: van herkennen, tot valideren. Na validatie van de gegevens matchen aan bestaande gegevens van klanten/leveranciers binnen de SAP-database van de VU – komen die automatisch in SAP terecht voor verdere afhandeling. De betreffendemedewerker krijgt een melding van de beschikbaarheid van een factuur en voert vervolgens nog wel zelf een finale controle uit voor goedkeuring. Tot slot zorgt hij voor betaalbaarstelling van de factuur. De kwaliteit van het proces als geheel is verbeterd, de doorlooptijden zijn verkort en de efficiëntie is vergroot. Het scheelt tijd, moeite en dus geld. Nu is een factuur in minder dan 10 minuten verwerkt en desgewenst betaalbaar gesteld.”
Inmiddels is de ‘kick off’ bij de VU geweest om verder te gaan met het digitaliseren en digitaal verwerken van alle inkomende post. Met twee nieuwe Canon documentscanners worden nu alle inkomende documenten gedigitaliseerd. Medewerkers van de postkamer controleren vervolgens de scans op kwaliteit waarna de poststukken via een webservice doorgezet worden naar VU base, het op SharePoint gebaseerde platform binnen de VU waar verder verwerking en distributie plaatsvindt.
Een van de zaken die vervolgens met voortvarendheid zijn opgepakt, is het digitaliseren (deels met terugwerkende kracht) van het archief van de bestuurszaken van het College van Bestuur. De Groot: “Hadden we het in de eerste projecten over de verwerking van ongeveer 80.000 documenten, nu ging het om circa 300.000 documenten. Een aanzienlijke uitbreiding dus. Het idee erachter is dat wanneer we een VU brede, digitaal beschikbare informatievoorziening hebben, medewerkers altijd en overal bij de informatie kunnen die zij nodig hebben voor hun werk. Dat is niet alleen heel effectief, beter beheersbaar en controleerbaar, maar zorgt er ook voor dat onder bijzondere omstandigheden, zoals nu tijdens de coronacrisis, mensen toch kunnen doorwerken. De infrastructuur voor plaats- en tijdonafhankelijk werken was al langer daarvoor geschikt; nu zijn we hard op weg om verdere stappen te zetten in die digitale transitie door de beschikbaarheid van informatie te vergroten en processen te optimaliseren. Met hulp van onze partner in deze projecten, Docspro. Zij leveren wat ze beloven, denken oplossingsgericht en je kunt altijd op ze rekenen als er iets is. Wat kan ik nog meer zeggen?”
Laat uw contactgegevens achter en wij nemen zo snel mogelijk contact met u op!
