Meer resultaten
De visie van wetenschappelijke uitgeverij Koninklijke Brill in Leiden is om een data driven publisher te worden. Dit betekent ook dat de financiële administratie in hoge mate geautomatiseerd is. Voor de factuurverwerking is daar met Docspro de oplossing OnBase in combinatie met Tungsten Automation neergezet, die ook in de verdere snelle internationale groei de financiële administratie blijft ondersteunen.
Wetenschappelijke uitgever Brill bestaat sinds 1683 en is al die tijd gevestigd in Leiden. In de loop der tijd zijn daar vestigingen in Boston, Singapore en Beijing bijgekomen. Dit jaar is nog een grote acquisitie gedaan, door een uitgever met 80 medewerkers over te nemen in Duitsland, wat bijna een verdubbeling is van het aantal medewerkers.
“De visie van Brill is dat we een data driven publisher worden”, zegt controller Floris Eyckenschild. “Waar we naartoe willen is dat medewerkers overal toegang hebben tot de systemen, of je nu thuis bent of op kantoor werkt. Dat is natuurlijk door de coronatijd in een stroomversnelling gekomen, ook op de financiële administratie.”
Roberto Boom, medewerker Accounts Payable: “In mijn dagelijks werk heb ik veel te maken met de software van Docspro, dus zowel OnBase als Tungsten Automation. Ik werk al vele jaren bij Brill en voorheen werden de inkomende facturen hier handmatig verwerkt. Door de toename van het aantal facturen tot zo’n 10.000 per jaar was dat niet meer met de hand te doen, dus wilden we dat gaan automatiseren.”
Brill heeft toen in de markt onderzoek gedaan, waar een shortlist van drie bedrijven uit is gekomen. Daarin is uiteindelijk de keuze gemaakt voor Docspro. Boom: “Technisch gezien waren er veel overeenkomsten tussen de pakketten, maar bij Docspro is het vooral het gebruiksgemak geweest dat de doorslag heeft gegeven. Wat ook meespeelde in de keuze was dat we het beste gevoel hadden bij de mensen met wie we te maken hadden.”
De basis van de financiële administratie bij Brill is Unit4 Financials. Daarin is een testomgeving aangemaakt waar de oplossing van Docspro, op basis van OnBase en Tungsten Automation, is neergezet. Daarmee is vervolgens enige tijd een schaduwadministratie gedraaid, terwijl de productieomgeving handmatig doorging. Toen de geautomatiseerde versie in de testomgeving volledig naar wens draaide is die live gegaan.
“We hebben ook daarna altijd goed contact gehad met Docspro”, zegt Marcel de Wekker, functioneel applicatiebeheerder. “Toen in 2019 Unit4 Financials ging upgraden moesten we dat ook doen met OnBase en Tungsten Automation. Dat hebben we samen gedaan. En nu we door diverse acquisities extra licenties nodig hebben zijn we daar ook over in gesprek. Dat gaat allemaal heel soepel.”
Eyckenschild: “Op het persoonlijke vlak kunnen we goed met de mensen van Docspro samenwerken. En op het zakelijke vlak zijn we er blij mee dat als we een vraag stellen, we ook snel een antwoord krijgen waar we ook daadwerkelijk iets mee kunnen.” Boom: “De normale procedure bij het opleveren van een pakket is dat je met vragen naar een supportdesk gaat. Maar wanneer we een spoedgeval hebben kunnen we ook altijd direct onze implementatiepartner Docspro bellen. Dat is ook een mooie service. Waardoor we altijd snel kunnen schakelen als dat nodig is.”
Boom: “OnBase en Tungsten Automation heeft zeker gebracht wat we ervan verwachtten. De factuurverwerking verloopt veel efficiënter zelfs nu het aantal facturen blijft groeien door onze expansie. Overigens is ook het proces zelf efficiënter geworden, daar hebben we ook tijd voor vrij kunnen maken. Zo hebben we bijvoorbeeld bij bedrijven in het buitenland die voor iedere kleine klus, zoals zetten, steeds een factuur stuurden nu afgesproken dat ze meerdere zaken op één factuur plaatsen.”
“Belangrijk voor het slagen van een dergelijke implementatie is een goede planning”, zegt Boom. “Zorg vooral dat je alle betrokkenen erbij betrekt, dan ben je al heel ver. Op technisch gebied hebben we goede ervaringen opgedaan met het neerzetten van die testomgeving voor we live gingen. En houd die testomgeving up-to-date, want dat is bijvoorbeeld iets waar we als beursgenoteerd bedrijf profijt van hebben.”
Eisen
Eyckenschild: “Als Brill zijn we beursgenoteerd, wat extra eisen stelt aan de systemen, bijvoorbeeld op het gebied van audits door accountants. In omvang zijn we echter relatief klein. Daar moeten leveranciers ook mee om kunnen gaan. Docspro heeft dat goed opgepakt, onder meer door het speciaal voor ons inbouwen van logfiles over het accorderen van facturen, waar onze accountant naar vraagt.”
Hij besluit: “De uitdaging waar wij nu voor staan is dat we een tweelingbroer in Duitsland hebben die volgens de processen en protocollen moet gaan werken zoals we die in leiden hebben. De vijf mensen die daar op finance werken hebben zelfs nog nauwelijks automatisering. Dit betekent dat we ook voor het finance-team de oplossing van Docspro in Duitsland gaan invoeren.”
Laat uw contactgegevens achter en wij nemen zo snel mogelijk contact met u op.
