Meer resultaten
Factuurverwerking leent zich bij uitstek voor digitalisering. Maar de noodzaak om te blijven werken met bestaande systemen kan een uitdaging zijn als de financiële ruimte voor een volledig nieuw systeem ontbreekt. De gemeente Landsmeer vond samen met partners Docspro en Pantheon een oplossing in de vorm van ThereforeTM, dat draait in aanvulling op FMS.
Landsmeer, een gemeente in Noord-Holland met 11.000 inwoners, ging in 2022 op zoek naar een nieuw softwarepakket om het verwerken van facturen efficiënter te laten verlopen. Op dat moment werden zowel digitale als papierenfacturen handmatig verwerkt. Daar waren drie mensen op de financiële administratie dagelijks mee bezig. Een externe evaluatiemodule die werd gebruikt in de financiële applicatie FMS werd bovendien uit gefaseerd, wat de noodzaak van een nieuwe oplossing vergrootte.
Landsmeer deed daarop marktonderzoek om te komen tot een moderne oplossing voor het verwerken van de facturen, die handmatige handelingen zoveel mogelijk zou reduceren. Pio Roseboom, als Manager Bedrijfsvoering bij de gemeente Landsmeer onder meer verantwoordelijk voor informatiebeheer en gegevensmanagement, legt uit: “Hoewel we steeds meer richting digitale verwerking gaan krijgen we nog steeds papieren facturen. We proberen die stroom wel te minimaliseren, maar wij willen bijvoorbeeld ook lokale ondernemers steunen.”
“Voor ons is de betrouwbaarheid van een systeem dat continu draait essentieel. Daarnaast is een degelijke archiveringsfunctie van groot belang, zeker gezien de specifieke termijnen en codes die daarbij horen. Wat ook van belang is, al maken we er nu nog niet optimaal gebruik van, is de mogelijkheid om prestatieverklaringen aan facturen te koppelen, zoals de oorspronkelijke opdracht of andere relevante documenten.”
Landsmeer heeft het aanbod van diverse leveranciers bekeken. “Omdat we een kleine gemeente zijn hebben we in eerste instantie gebruik gemaakt van ons bestaande netwerk en de relaties die we hebben opgebouwd. We hebben een volledig nieuw systeem overwogen, maar dat sloot niet goed aan bij onze situatie. FMS is weliswaar relatief oud, maar we hebben niet genoeg geld en capaciteit om in moderne systemen te investeren.”
Bovendien was de druk om snel een beslissing te nemen groot, want alles moest voor het einde van het jaar geregeld zijn. “We wilden geen risico lopen met mogelijke fouten of verkeerde inschattingen van een partij die beweert dat alles mogelijk is. We wilden een bewezen oplossing, geleverd door een bekende en professionele partner.”
Uiteindelijk heeft Landsmeer de keuze gemaakt voor ThereforeTM, geleverd door Docspro, geïntegreerd in FMS van leverancier Pantheon. Roseboom: “Een belangrijke reden om te kiezen voor Docspro als partner was dat zij goed in staat waren om alle benodigde koppelingen eenvoudig te realiseren. Ze zijn goed bekend met het systeem. En we willen een partner die snel kan schakelen en inspelen op problemen.”
De overgang verliep vlot. “Pantheon en Docspro namen het grootste deel van het werk op zich, terwijl wij een sturende rol hadden. Deze samenwerking was essentieel, omdat we zelf de expertise en capaciteit niet hebben om dergelijke trajecten zelfstandig te beheren. Ik ben blij dat de betrokken partijen tijdens de migratie goed konden samenwerken en elkaar al kenden. Dat maakte het hele proces een stuk soepeler.”
In de nieuwe situatie worden de facturen in ThereforeTM geüpload, zodat de budgethouder ze online kan bekijken. Die facturen worden gecodeerd en na goedkeuring door de budgethouder gekoppeld aan het juiste budget. “De hoofdfunctie voor ons is om de facturen te raadplegen, ze zijn nu altijd beschikbaar en gearchiveerd. We werken ook met LIAS, een instrument voor planning en controle, dat boven op ons huidige systeem ligt. Hiermee stellen we documenten op zoals de jaarrekening, de begroting en andere financiële rapportages. Wanneer gebruikers naar een budget in LIAS kijken is de bijbehorende factuur ook zichtbaar.”
Hij geeft de tip om de medewerkers goed te betrekken bij dit proces. “Bij de start wisten medewerkers niet volledig hoe het nieuwe systeem werkte, wat leidde tot vertragingen bij het verwerken van facturen. We hadden meer tijd moeten nemen om iedereen, vooral het financiële team, bekend te maken met het systeem. Mensen zijn een bepaalde werkwijze gewend, en als ze overstappen naar een nieuw systeem, ook al is het gebruikersvriendelijker, ervaren ze toch problemen omdat hun vertrouwde methodes niet altijd meer toepasbaar zijn.”
Het systeem werkt zoals verwacht bij de aankoop. “We hebben er weinig omkijken naar. We worden als gemeente geleid door de actualiteit, dus continuïteit in het systeem heeft prioriteit. We zien voor de toekomst nog mogelijkheden om meer uit het systeem te halen, we gebruiken het nu nog vrij basaal. We willen het nog beter inrichten en stroomlijnen, zodat we alle geboden mogelijkheden maximaal benutten.”
Gemeente Landsmeer heeft de verwerking van facturen gedigitaliseerd met ThereforeTM, dat draait op de financiële applicatie FMS.
Laat uw contactgegevens achter en wij nemen zo snel mogelijk contact met u op.
