Meer resultaten
Bovemij, dé verzekeraar en financieel dienstverlener van de mobiliteitsbranche, blijft voortdurend werken aan verbeterde werkwijzen en systemen om hun klanten zo goed mogelijk van dienst te kunnen zijn. Na het digitaliseren van de factuuradministratie en de afdeling Schade Zakelijk, was er nog geen goed Case Management Systeem om de afdeling Letselschade te ondersteunen.
Martijn Mom, voorheen Senior Applicatiebeheerder bij Bovemij, vertelt in zijn blog dat dit dankzij Docspro en OnBase wel is gelukt. “Dit heeft geleid tot enorm veel voordelen wat betreft opslagruimte, efficiency, reductie van kosten, verbeterde werkstructuur en meer.
Benieuwd hoe? Lees snel verder.
Hoewel veel documenten bij de afdeling Letselschade al digitaal zijn, werden nog vaak fysieke dossiers bijgehouden. Dit omdat de dossiers bij Letselschade meestal complexer en dikker zijn en een langere doorlooptijd hebben dan bij een gebruikelijk schadedossier. Bovendien was er nog veel scepsis ten opzichte van een goed Case Management Systeem. Logisch, want het gaat hier om het beheer van zeer gevoelige informatie zoals in het geval van letselschade.
Kritische vragen van letselschadebehandelaars
In eerste instantie is het huidige proces geanalyseerd. Hoe ziet een dossier voor letselschade eruit? Welke belangrijke elementen maken daar deel van uit? Welke processen horen erbij? Waar liggen de bottlenecks of uitdagingen? Welke systemen en personen met welke rol zijn hierbij betrokken?
Op basis van de analyse en de behoefte is een eerste demoversie gepresenteerd. “Natuurlijk was de demo-omgeving nog niet af, maar het heeft wel geleid tot inzichten en heeft medewerkers van de Letselschade afdeling overtuigd dat een Case Management Systeem er moest komen. Het stond dus als een paal boven water dat we binnen enkele maanden live wilden gaan met de nieuwe OnBase omgeving! De enige uitdaging was om de investering rond te krijgen, want er was niets begroot. We moesten dus aan de slag met een business case.”
Het was Bovemij duidelijk dat het digitaliseringsproject veel efficiëntie zou opleveren: “Al snel bleek dat alleen al de jaarlijks gemaakte printkosten dekking boden voor de aanschaf van de OnBase oplossing. Daarnaast bleek er ook een behoorlijke kostenbesparing te behalen wat betreft de archivering. Naast de dossiermappen in archiefkasten, werden de afgelegde dossiers voor 15 jaar in een extern archief opgeslagen.”
De voordelen als alle dossiers over 5 jaar volledig gedigitaliseerd zijn
Door klein te beginnen met een vast team van mensen vanuit verschillende rollen en disciplines, kon er snel geschakeld worden. “We hebben met deze ‘OnBase werkgroep’ twee halve dagen om de tekentafel gezeten om een eerste basisversie te ontwikkelen. Binnen korte tijd beschikten we over digitale slachtofferkaarten, betaalkaarten, dossierkaarten en behandelplannen voorzien van doorklikmogelijkheden, agenda’s en bijbehorende documenten.
“Binnen 4 maanden(!) kon de oplossing al live! Sinds de livegang worden alle nieuwe dossiers digitaal verwerkt. De oude dossiers lopen voorlopig op papier door, zodat het fysieke bestand vanzelf afneemt. De samenwerking met onze partner Docspro, onze business analisten en de OnBase werkgroep was met name een succes door de grote mate van commitment en flexibiliteit! Ik kan niet wachten op de eerste rapporten waarop we een reductie zien in de werkvoorraad en printkosten,” aldus Martijn Mom, senior applicatiebeheerder bij Bovemij.
Lees hier meer over OnBase of vul onderstaand contactformulier in. Dan nemen wij zo snel mogelijk contact met u op.
Laat uw gegevens achter via onderstaand formulier, dan nemen wij zo spoedig mogelijk contact met u op.
