Acht criteria om te bepalen of uw processen geschikt zijn voor Robotic Process Automation

1. Op regels gebaseerd en repetitief

Een geschikt proces is een vastomlijnd proces wat op regels gebaseerd is. Dit houdt in dat er geen menselijke inschatting of kennis benodigd is om een juiste beslissing te nemen. Robots kunnen niet voor u denken, maar ze kunnen wel vooraf gedefinieerde taken overnemen. Daarnaast moet het een proces zijn wat repetitief is. Het is niet rendabel om een proces te vervangen wat optreedt als er een uitzondering plaatsvindt. Dus vindt een proces dat meerdere keren voorkomt. Dit hoeft niet te betekenen dat het 100 of 1000 keer per dag plaatsvindt, maar met name dat een medewerker er veel tijd aan kwijt is.

2. Gestructureerd

In het verlengde van het eerste criteria is het van belang dat het proces gestructureerd is. Bij een ongestructureerd proces dient er vaak door een medewerker een beslissing gemaakt te worden op basis van kennis waar de robot (nog) niet toe in staat is. Ga daarom op zoek naar processen welke gestructureerd zijn een waar geen interpretatie voor nodig is.

3. Hoog volume gegevens verwerking

Processen waarbij een grote hoeveelheid gegevens verwerkt dient te worden zijn uitermate geschikt om te robotiseren. Een softwarerobot kan deze gegevens vele malen sneller verwerken dan een medewerker en doet dit ook nog eens consistent.

4. Pieken en dalen

Veel processen hebben de eigenschap dat ze gedurende het jaar wisselen in de hoeveelheid werk die ermee gemoeid is. Dit kan onder andere komen door seizoenspieken of problemen met de systemen. Denk aan het jaarlijkse overstapmoment van de zorgverzekeraars bijvoorbeeld. Gevolg hiervan is dat uw personeel langer door moet werken of dat u genoodzaakt bent extra personeel in te huren. De prestaties van uw personeel gaan achteruit als ze langer moeten werken, doordat ze minder effectief en productief zijn. Personeel dat u inhuurt moet vervolgens eerst opgeleid en gecontroleerd worden. Robots zijn hier de juiste oplossing voor om deze pieken op te vangen. Doordat ze 24/7 inzetbaar zijn hoeft u niet uw huidige personeel onnodig extra lange werkdagen te laten maken of extra werknemers in te huren.

5. Noodzaak en mogelijkheid om 24/7 actief te zijn

Indien gegevensverwerking ook buiten kantoortijden kan of dient plaats te vinden is een softwarerobot uw vriend! Medewerkers werken over het algemeen tijdens kantoortijden, waardoor er in de avond en nacht niet gewerkt wordt. Voor de robot maakt dit niet uit aangezien deze 24/7 werkt en twee tot drie keer zo productief is als een medewerker.

6. Gevoelig voor menselijke fouten

Processen waarbij de fouten van een medewerker grote gevolgen heeft zijn de ideale processen om vervangen te worden door een softwarerobot. Medewerkers nemen informatie verkeerd over, maken schrijffouten of maken andere fouten. De robot daarentegen wordt zo geconfigureerd dat deze exact die taken uitvoert die anders een medewerker zou uitvoeren, maar dan zonder de kans op fouten. Met de softwarerobot zal dit probleem in één keer opgelost zijn en hoeft u nooit meer te twijfelen of de informatie die de robot aanlevert juist is.

7. Business case potentieel: kwaliteit en kosten

Een business case bestaat uit kwalitatieve en kwantitatieve baten. Met de inzet van een softwareobot gaan de kosten voor de inzet van het menselijk personeel omlaag. De robot vervangt handelingen die normaal door mensen uitgevoerd worden en kan deze ook buiten werktijden uitvoeren. Daarnaast kan uw personeel zich nu focussen op taken waarvoor menselijke interpretatie en kennis benodigd zijn. Zo worden kostbare tijd en kosten bespaard. De kwalitatieve baten worden gerealiseerd doordat de robot in tegenstelling tot medewerkers geen fouten maakt en altijd accurate data oplevert.

8. Niet onderworpen aan voortdurende optimalisatie

Processen welke niet constant aan optimalisatie onderhevig zijn, zijn de ideale processen om te robotiseren. De inzet van een software robot gaat vaak hand in hand met een eerdere procesoptimalisatie, bijvoorbeeld door eerst een Lean traject uit te voeren op het huidige proces. Door deze Lean optimalisatie is het proces vervolgens niet meer aan optimalisatie onderhevig, waardoor er middels robotisering nog een extra optimalisatieslag van meer dan 80% behaald wordt. In de ideale situatie zijn alle 8 criteria van toepassing en weet u zeker dat het een geschikt proces voor robotisering is. Dit betekent niet dat wanneer een proces niet aan alle 8 criteria voldoet niet geschikt is om te robotiseren.