Meer resultaten
Experts praten al jaren over het ’tijdperk van de klant’. Echter bedrijven en andere organisaties zijn langzaam bij het in de praktijk brengen ervan. Dat is niet omdat zij het niet willen. Integendeel, maar de uitdaging bevindt zich achter de schermen. Het is de combinatie van legacy applicaties, systemen en processen die niet met elkaar kunnen praten. Zij kunnen dus geen informatie uitwisselen wat bij klanten voor frustrerende ervaringen zorgt. De vraag is dus hoe we processen opnieuw in kunnen richten, zodat klanten wel de geautomatiseerde, mobiele, gepersonaliseerde, veilige en doe-het-zelfervaring krijgen die ze willen.
De basis van een goede klantervaring – van een bezoek aan de dokter of het openen van een bankrekening tot en met het verwerken van openstaande facturen van een schadeclaim – is een gestroomlijnd en geautomatiseerd proces. Wanneer het tijdrovend en omslachtig is om nieuwe klanten in te schrijven en om goede service te verlenen, is de belofte ‘klanten zijn onze nummer 1 prioriteit’ slechts een loze belofte.
Terwijl het handmatig verwerken van documenten, waarbij het maken van fouten voortdurend op de loer ligt, juist ideaal is om te automatiseren. Door documenten, mensen en systemen te verbinden met geautomatiseerde processen krijgen klanten daadwerkelijk de gestroomlijnde ervaring die ze zo graag willen.
Wanneer u robotic process automation (RPA) combineert met OCR en gebruikmaakt van document capture bij het verwerken van informatie (ongeacht het formaat, welke vervolgens getransformeerd kan worden naar ieder gewenst formaat), heeft u het geheime wapen in hand om een prettige klantervaring te creëren. RPA en document capture zorgen beide, op zichzelf al, voor een betere klantervaring. Wanneer u deze combineert, resulteren ze echter in een exponentieel betere klantervaring! Hieronder beschrijven we acht mogelijkheden om documentgerichte en informatiegedreven processen te automatiseren met RPA en document capture.
Wanneer een nieuwe klant een verzekering aanvraagt, kan dat proces weken duren als u alles op papier doet. Ditzelfde proces neemt slechts enkele dagen tot enkele minuten in beslag, als u dit gehele proces digitaal inricht. Een verzekeringsmaatschappij die overstapt op een volledig digitale workflow, kan document capture inzetten om de benodigde informatie voor de inschrijving te extraheren en te classificeren. In combinatie met RPA worden de bedrijfsapplicaties en aanvullende workflows voorzien van de benodigde content.
Wie ooit een schadeclaim heeft ingediend voor een auto, huis of medische zorg, weet dat dit een langdurig proces is met veel papierwerk. Document capture in combinatie met OCR automatiseert dit proces. Alles verloopt dan als een automatische workflow. Medewerkers hoeven zich alleen nog maar te buigen over die uitzonderingsgevallen waarvoor menselijke tussenkomst vereist is. RPA valideert vervolgens alle gegevens van de claim, inclusief het bedrag, en voert deze in het contractbeheersysteem in, waardoor de klant zijn betaling aanzienlijk sneller ontvangt.
Wanneer een nieuwe klant een krediet bij een bank aanvraagt, moet de bank de identiteit en kredietwaardigheid van deze persoon verifiëren. De klant maakt met zijn mobiele telefoon een foto van zijn ID en de mobiele ID software controleert zijn identiteit. Met document capture wordt de benodigde data eruit gehaald en de aanvraag geclassificeerd. RPA verzamelt vanaf het web alle kredietverificaties. Het hele proces wordt zo teruggebracht van enkele dagen tot slechts een paar uur of minuten.
Iedereen die een huis heeft gekocht, weet hoeveel papierwerk een hypotheek oplevert. Document capture en OCR leggen alle informatie vast, classificeren deze, en halen informatie uit de formulieren voor de hypotheekaanvraag en bijbehorende documenten. RPA voegt er aanvullende gegevens aan toe vanuit in- en externe systemen en levert alle informatie aan de medewerker aan. Nadat de hypothecaire lening is afgesloten, vergelijken de technologieën de documenten, valideren ze voor naleving en slaan ze op in het document management systeem. Dit gebeurt aan de hand van vooraf vastgestelde bedrijfsregels die de hypotheekdocumenten op correcte wijze door een workflow voor afgesloten hypotheken leiden.
Veel creditcardbedrijven bieden garanties voor de ‘beste prijs’. Document capture en OCR kunnen inkoopinformatie van klantbonnen ophalen. RPA controleert vervolgens op websites van detailhandelaren of hetzelfde product elders voor een lagere prijs wordt aangeboden. Wanneer een lagere prijs wordt gevonden, ontvangt de klant het prijsverschil terug.
In plaats van dagen te wachten totdat een medewerker van de Belastingdienst handmatig een verificatie heeft afgehandeld, mailt een klant een certificaat voor belastingvrijstelling wanneer hij een aankoop heeft gedaan. Met document capture en OCR software wordt zijn e-mail geïmporteerd en de tekst geëxtraheerd, inclusief bijlagen, aan de hand van databases van derde partijen. RPA werkt het ERP systeem bij met de nieuwe status van de belastingvrijstelling. Deze belastingvrijstelling voor de klant wordt automatisch goedgekeurd en de klant ontvangt er onmiddellijk een bericht over.
Dit is een goed voorbeeld van een geautomatiseerd en gestroomlijnd B2B proces: klanten leveren hun documenten aan via e-mail in verschillende bestandsformaten zoals CSV, PDF, XLS, TXT, DOCX, XLSX, HTML en ZIP. RPA extraheert PDF documenten en stuurt andere bestandsformaten door naar document capture en OCR software om de benodigde gegevens eruit te halen, en deze om te zetten naar het juiste formaat. RPA stuurt alle informatie automatisch door naar het ERP systeem en de klant wordt er automatisch van op de hoogte gebracht.
Met automatiseringstechnologie kunt u het relatiebeheer van uw leveranciers aanzienlijk verbeteren. RPA downloadt facturen en andere documenten uit de portals van uw leveranciers. Voor documenten die niet in PDF zijn opgemaakt, wordt document capture en OCR gebruikt om documenten te lezen, te categoriseren en aan workflows toe te voegen. Tegelijkertijd wordt het document in een leesbaar formaat omgezet, waarna het ter goedkeuring aan een werknemer aangeboden wordt. Dit geautomatiseerde proces versnelt het betalingsproces aanmerkelijk en verbetert daarmee ook de relatie met leveranciers. RPA integreert de documenten en de data vervolgens in een ERP systeem.
Neem dan vrijblijvend contact op met Lucas Fok. Vul onderstaand formulier in en hij neemt zo spoedig mogelijk contact met u op.
