7 Voordelen van factuurverwerking automatiseren

7 Voordelen van factuurverwerking automatiseren

Bijna iedere organisatie heeft ermee te maken, namelijk het verwerken van de inkomende facturen. Bij de ene organisatie gaat dit voorspoedig, bij de andere organisatie (nog) niet. Soms worden er menselijke fouten gemaakt, duurt het proces te lang of bent u te laat met betalen. Voor een organisatie is het van groot belang dat dit proces goed verloopt, zodat zij niet in de problemen komen. In deze blog vertellen wij u meer over automatiseren, factuurverwerking en de 7 verschillende voordelen van het automatiseren van de factuurverwerking.

Factuurverwerking

Het woord factuurverwerking zegt het al, het verwerken van uw facturen. Specifiek in deze blog gaan wij het hebben over het verwerken van inkomende facturen. Deze kunnen op allerlei verschillende manieren binnenkomen en in verschillende bestandsformaten. Denk bijvoorbeeld aan een factuur via de post op fysiek papier, een factuur in uw mail of een download van uw factuur via een portaal. Dit zijn verschillende manieren van hoe een factuur bij u binnen kan komen. Ook kan het zo zijn dat het een PDF-bestand is of een XML-bestand. Uw medewerkers kunnen veel tijd kwijt zijn met het verwerken van de inkomende facturen. Zoals bijvoorbeeld het controleren van de facturen. Na een lange dag werken kan het zo zijn dat uw medewerkers minder scherp zijn en sneller fouten maken bij het verwerken van de factuur.

Automatiseren

Met ‘automatiseren’ hebben wij het over het automatiseren van bedrijfsprocessen. Hiermee wordt bedoeld dat taken  die handmatig door uw medewerkers worden uitgevoerd met behulp van software, softwarerobots en technologieën kunnen worden ondersteund en/of uitgevoerd. Zo ook het verwerken van facturen. Door te automatiseren verhoogt u de efficiëntie, worden er minder fouten gemaakt en kunt u kosten besparen.

Robotic Process Automation

U kunt ervoor kiezen om bij het automatiseren van de factuurverwerking een softwarerobot in te zetten. Zo wordt Robotic Process Automation (RPA) veelal ingezet om eenvoudige, repetitieve handelingen te automatiseren. Denk bijvoorbeeld aan het ophalen van gegevens uit systeem A en het invoeren van deze gegevens in systeem B. Dit proces kan vooraf worden ingericht en de robot neemt het werk vervolgens van u over. Het voordeel hiervan is dat een robot 24/7 beschikbaar is, een stuk sneller werkt en niet op vakantie gaat. Bij het verwerken van facturen kan RPA bijvoorbeeld helpen bij het automatisch importeren van inkomende facturen via e-mail in een factuurverwerkingsoplossing, het boeken van facturen zonder inkooporder en het boeken en verwerken van een inkoopfactuur.

7 Voordelen van factuurverwerking automatiseren

Er zijn veel voordelen te benoemen wanneer het gaat om het automatiseren van een factuurproces. De voornaamste en belangrijkste zeven voordelen hebben wij voor u op een rijtje gezet.

1. Efficiënter werken: Het handmatig verwerken van facturen kost veel tijd en kan leiden tot menselijke fouten. Door het proces te automatiseren wordt er veel tijd bespaard en wordt het aantal fouten verminderd. De facturen kunnen automatisch worden ingelezen, geclassificeerd en geaccepteerd zonder dat daar menselijke handelingen voor benodigd zijn. Met als resultaat een efficiëntere verwerking van de facturen.
2. Nauwkeuriger: Door een softwarerobot in te zetten voor het verwerken van facturen wordt de kans op fouten geminimaliseerd in tegenstelling tot handmatige verwerking van facturen. Een softwarerobot kan daarnaast ook controles uitvoeren zoals vaststellen of facturen aan de juiste eisen voldoen. Denk hierbij aan een controle op de valuta of de gehanteerde Btw-tarieven.
3. Minder FTE: Het werk van uw medewerkers wordt uit handen genomen door de softwarerobot. Hierdoor houdt uw medewerker meer tijd over om zich te focussen op de taken en verantwoordelijkheden die er echt toe doen. Ook zouden er minder medewerkers ingezet te hoeven worden om dezelfde werkzaamheden uit te voeren.
4. Hoge transparantie: Het automatiseren van het factuurverwerkingsproces leidt tot meer transparantie. Dit komt doordat alle facturen in het gehele factuurproces real-time te volgen zijn en de status van een factuur direct kan worden weergegeven. Terwijl bij handmatige verwerking dit inzicht ontbreekt en het onduidelijk kan zijn waar facturen zich in het proces bevinden en wat de status van de verwerking van een factuur is.
5. Hogere tevredenheid: Met de automatisering van de factuurverwerking kunnen organisaties gemakkelijker en sneller de facturen verwerken en betalingen verrichten. Hierdoor kunt u uw leveranciers sneller betalen wat bijdraagt aan een hogere leverancierstevredenheid.
6. Meer tijd voor complexe vraagstukken: Door het automatiseren van het factuurverwerkingsproces blijft er voor uw medewerkers meer tijd over. Doordat de robot de minder complexe handelingen automatiseert, blijft er meer tijd over voor de medewerkers om samen te werken aan complexe vraagstukken op de financiële afdeling..
7. Duurzaamheid: Door het factuurverwerkingsproces te automatiseren wordt er minder papier verbruikt wat kan bijdragen aan de duurzaamheidsdoelen van een organisatie.

Automatisering van facturen kan bedrijven helpen om efficiënter, nauwkeuriger en kostenbesparend te werken. Dat wilt u toch ook?