7 Valkuilen die een RPA leverancier u misschien niet vertelt

Wat sommige leveranciers u niet willen vertellen

Wanneer was de laatste keer dat u een auto kocht? Er is niets zoals de geur van een nieuwe auto, maar het proces van het beoordelen van de verschillende automerken, modellen en functies kan overweldigend zijn. Verkopers lijken u meer te vertellen wat ze denken dat u wilt horen dan waar u op de lange termijn echt van profiteert, en soms is het moeilijk om te vertellen welke functies het beste bij u passen. Bij het evalueren van RPA oplossingen is het belangrijk om alle feiten te hebben. Zorg ervoor dat u op de hoogte bent van deze 7 valkuilen bij het bespreken van Robotic Process Automation met verschillende leveranciers.

Een robot kan bijvoorbeeld de acties van een gebruiker nabootsen als:

• Er tussen twee systemen gewerkt dienen te worden (bijv. ERP en CRM)
• Gegevens kopiëren en plakken vanaf een website of portal
• Gegevens halen uit en invoeren in een legacy systeem
• Gegevens verzamelen in een Excel werkblad of database

Deze geautomatiseerde acties worden gecombineerd met intelligente business logica, zoals het omzetten van gegevens en uitzonderingen routeren naar werknemers – resulterend in digitaal personeel dat u binnen enkele dagen kunt ontwerpen en implementeren. Robots kunnen u duizenden uren besparen die uw medewerkers elk jaar in de meest gangbare taken stoppen, waardoor ze nu vrij gemaakt worden voor andere lees meer waardevolle taken. De opkomst van RPA stopt hier niet. Dit leger van digitale robots zal in de loop der tijd verfijnder worden, gebruikmakend van technologie zoals machine learning, Natural Language Processing (NLP) en predictive analytics. Organisaties hebben de mogelijkheid om verschillende robotservices in te schakelen voor simpele taken als het kopiëren en plakken van gegevens tussen twee systemen, evenals complexere taken. Denk hierbij aan het interpreteren van data en de uitkomst hiervan bepaalt welke actie de robot onderneemt.

Een gamechanger voor IT en een bonus voor de business

RPA is een technologie die de uitdagingen kan oplossen die organisaties hebben bij het automatiseren van processen die betrekking hebben op legacy systemen, maar ook omgaan met het groeiende aantal externe gegevensbronnen (zoals websites en portals) en desktop applicaties (zoals Excel en e-mail) die een integraal onderdeel zijn van uw business. Dus waarom zijn deze uitdagingen nog niet opgelost? Het is niet altijd makkelijk om al deze applicaties en gegevensbronnen met elkaar te verbinden. Het automatiseren van traditionele bedrijfsprocessen kost veel geld en duurt lang, vaak omdat de IT afdeling geen tijd, budget of middelen heeft om de behoeften van de business aan te pakken. Vaak wordt hiernaar verwezen vanuit wetenschappelijk oogpunt als de ‘long tail’ van automatisering, waar RPA de processen kan optimalisreen die traditioneel niet door de IT afdeling worden aangepakt.

1. “We hebben altijd robotic automation gehad.”

Wees voorzichtig met leveranciers die hun producten hebben aangepast en zichzelf hiermee zo positioneren om marktaandeel te verwerven met RPA software. Naar alle waarschijnlijkheid is de functionaliteit beperkt tot een bepaald gebied van de business. Daarnaast zal bepaalde functionaliteit al ingebouwd zijn in andere oplossingen die u al in huis heeft. Kijk goed naar de geschiedenis en achtergrond van elke leverancier. U zult slechts een handjevol leveranciers vinden die honderden klanten met duizenden robots hebben.

2. “Code schrijven is een vereiste.”

Als voor de inzet van RPA software veel geprogrammeerd moet worden, gaat u niet de volledige voordelen van automatisering realiseren die u verwacht te ervaren. Helaas zijn sommige RPA design omgevingen alleen bedoeld voor ontwikkelaars. Ga op zoek naar een RPA oplossing waarbij software robots via een grafische interface geconfigureerd kunnen worden. Als u toch een RPA oplossing kiest waarvoor geprogrammeerd dient te worden, verliest u hiermee de voordelen van het snel en eenvoudig in elkaar klikken van een robot zoals u van tevoren voor ogen had.

3. “De kosten voor de diensten kunnen hoger zijn dan de softwarelicentie.”

Dat is juist. U zou meer kunnen betalen voor de diensten dan de werkelijke kosten voor de software. Het is belangrijk om niet door een contract te worden gedwongen waarbij u bent verbonden aan de grillen van een softwareleveranciers’ zijn professional services team of een system integrator die u voortdurend factureren om de volgende robot te bouwen. Ga op zoek naar een RPA oplossing waarbij u zelfstandig robots kunt ontwikkelen zonder de tussenkomst van de software leverancier.

4. “Het product vereist uitgebreide training.”

RPA is ontworpen om snel software robots te configureren, testen en te implementeren. Idealiter zou een training (klassikaal of online training) alsmede een beperkte hoeveelheid professional services benodigd zijn die uw team helpen bij het bouwen en implementeren van de eerste robots en u de kennis geven om te starten met het bouwen, implementeren en beheren van de RPA omgeving. Als u hoort dat het een paar maanden duurt om vaardig te worden met een RPA product, dan is dit een ‘red flag’.

5. “Onze software kan het allemaal.”

Dit is een klassieke over belofte van een marketing of sales vertegenwoordiger. De realiteit is dat er veel meer spelers zich op de RPA markt hebben gestort, maar pas daadwerkelijk een jaar bezig zijn. Deze aanbieders doen voorkomen alsof alles mogelijk is. Als u naar hun presentatie kijkt, zoek dan naar componenten welke van derden afkomstig zijn. Bijvoorbeeld als een onderdeel van uw bedrijfsprobleem het verwerken van documenten (papier en/of digitaal) is, overweeg dan een enterprise capture platform in plaats van een leverancier waarvan de presentatie vol staat met componenten van derden. Analyse en procesinformatie dienen integraal onderdeel uit te maken van een RPA oplossing, zonder dat hiervoor componenten van derden benodigd zijn.

6. “RPA werkt alleen in combinatie met Artifical Intelligence (AI).”

RPA is het begin van iets groots als het gaat om de ontwikkeling van software robots, en het bespreken waar AI het potentieel heeft om problemen binnen uw organisatie op te lossen moet onderdeel uitmaken van uw gesprek met de leverancier. Echter, alleen AI is ook niet de oplossing. Dit kan dan resulteren in projecten welke maanden of jaren duren en grote investeringen vragen, waarbij het nog maar de vraag is of de business case gehandhaafd blijft.

7. “Onze software is klaar om bedrijfsbreed ingezet te worden.”

‘Bedrijfsbreed’ en ‘enterprisebreed’ zijn termen die veel softwareleveranciers graag in al hun communicatie gebruiken, maar als u RPA software kiest welke op een desktop draait, denk dan nog eens na. Deze software vereist dat het op de desktop van de gebruiker draait, wat snel een complexe omgeving wordt met het implementeren, uitvoeren en beheren van updates op tientallen desktops. Dit brengt herinneringen terug aan de traditionele client-server tijdperk, waar omgegaan moest worden met versie updates, incompatibiliteit, enzovoorts. Organisaties die van plan zijn om RPA oplossingen aan te schaffen moeten overwegen hoe robots ontworpen, ingezet en beheerd worden. Een RPA oplossing waarvan de robots op een gecentraliseerde server draaien, biedt meer controle en is beter te beheersen dan een platform waarbij de robots op een desktops draaien. Laat u zich hierbij niet misleiden door RPA leveranciers die desktop robots centraal kunnen beheren. De realiteit is namelijk dat van de meeste RPA leveranciers al hun robots op een desktop laten draaien. Daarentegen draait een echt enterprise RPA platform alleen op servers. Middels een ingebouwde browser engine en standaard connecties met legacy applicaties én virtuele desktop op de server zijn er dus geen losse dektops benodigd waarmee de kosten voor hardware, software en de installatie van een RPA oplossing aanzienlijk worden verminderd.